단축어는 3개만 만들면 됩니다 — 아이폰 자동화, 뭘 먼저 만들지부터

아침에 눈을 뜬 다음 30분 동안 아이폰에서 무엇을 하는지 한번 세어 보시기 바랍니다. 잠금을 풀고, 날씨를 확인하고, 다시 빠져나와 일정 앱을 열고, 지도나 교통 앱을 켜고, 음악을 틀고, 알림이 덜 오게 모드를 바꿉니다. 손가락 동작으로만 따지면 스무 번 남짓입니다. 하루 스무 번이면 한 달에 육백 번이고, 그 육백 번은 어제 한 것과 정확히 같은 동작입니다.

반복 자체는 문제가 아닙니다. 문제는 그 반복이 이미 ‘자동으로 처리될 수 있는 일’이라는 사실을 모른 채 몇 년씩 지나간다는 데 있습니다. 아이폰에는 이 반복을 통째로 접어 넣을 수 있는 앱이 처음부터 들어 있습니다. 단축어 앱입니다.

단축어를 한 번쯤 열어 봤다가 그대로 닫은 사람이 많습니다. 화면에 할 수 있는 게 너무 많아 보이기 때문입니다. 그래서 목표를 낮춰 잡는 편이 낫습니다. 스무 개를 만들 필요가 없습니다. 매일 반드시 하는 동작 세 가지만 골라 접어 두면, 그다음부터는 필요해질 때마다 자연스럽게 늘어납니다. 이 글은 그 세 개를 어떻게 고르고 어떻게 만드는지에 대한 이야기입니다.

앱은 크게 세 칸으로 되어 있습니다

단축어 앱을 열면 영역이 세 개로 나뉘어 있습니다. 갤러리, 내가 만든 단축어 목록, 그리고 자동화입니다.

갤러리는 애플이 미리 만들어 둔 예제 창고입니다. 처음에는 여기서 마음에 드는 것을 그대로 가져다 쓰는 편이 훨씬 빠릅니다. 남이 만든 걸 하나 뜯어보는 것이 설명서 열 페이지보다 낫습니다. 가져온 다음 액션 하나를 지우고 하나를 더해 보면, 단축어가 어떤 식으로 조립되는 물건인지 감이 옵니다.

내 단축어 목록은 내가 만든 ‘버튼’들이 놓이는 자리입니다. 여기 있는 것들은 내가 누르지 않으면 아무 일도 일어나지 않습니다. 폴더를 만들어 분류할 수 있으니, 개수가 열 개를 넘어가면 용도별로 묶어 두시기 바랍니다.

자동화는 성격이 다릅니다. 여기 등록된 것은 내가 누르지 않아도 조건이 충족되면 스스로 돌아갑니다.

‘단축어’와 ‘자동화’는 다른 물건입니다

이 둘을 헷갈리면 계속 헤매게 되므로 한 번에 정리하고 넘어가는 편이 좋습니다.

단축어는 동작의 묶음입니다. “집중 모드를 켜고, 음악을 틀고, 문자를 보낸다” 같은 레시피 자체입니다. 자동화는 그 레시피를 언제 꺼낼지 정하는 방아쇠입니다. 요리로 치면 단축어가 조리법이고 자동화는 타이머입니다.

자동화 안에서도 액션을 직접 짤 수는 있습니다. 다만 실무에서는 단축어를 먼저 만들어 두고, 자동화에서는 ‘그 단축어를 실행한다’는 액션 하나만 넣는 방식이 압도적으로 편합니다. 나중에 내용을 고칠 때 단축어 한 곳만 손보면 되기 때문입니다. 같은 레시피를 위치 트리거와 시간 트리거 양쪽에서 부르는 것도 이렇게 해야 가능합니다.

만들어 둔 단축어를 꺼내는 손잡이는 여섯 개입니다

단축어를 만들어 놓고도 안 쓰게 되는 가장 흔한 이유는, 그걸 꺼내려면 단축어 앱을 열어야 하기 때문입니다. 앱을 열 거면 그냥 원래 하던 대로 하는 게 빠릅니다. 그래서 실행 경로를 먼저 정하는 것이 단축어를 만드는 것만큼 중요합니다.

첫째, 홈 화면 아이콘입니다. 단축어의 세부 설정에서 홈 화면에 추가하면 일반 앱처럼 아이콘이 생깁니다. 자주 쓰는 것 두세 개는 첫 페이지에 두시기 바랍니다.

둘째, 위젯입니다. 홈 화면이나 오늘 보기에 단축어 위젯을 올려 두면 여러 개를 한 판에 늘어놓고 누를 수 있습니다.

셋째, 공유 시트입니다. 사진이나 파일, 웹페이지를 보다가 공유 버튼을 눌렀을 때 목록에 내 단축어가 뜨게 하는 방식입니다. 이 방식이 실사용 빈도가 가장 높습니다.

넷째, Siri입니다. 단축어 이름을 그대로 부르면 실행됩니다. 그래서 이름을 지을 때 발음하기 쉬운 짧은 말로 지어야 합니다. “출근 준비”처럼요.

다섯째, 잠금화면과 제어 센터입니다. 최근 버전에서는 잠금화면 아래쪽 버튼이나 제어 센터에 단축어를 배치할 수 있고, 일부 모델에는 측면에 별도의 동작 버튼이 있어 여기에 걸 수도 있습니다.

여섯째, 기기 뒷면을 두드리는 방법입니다. 설정 앱의 손쉬운 사용 안에 있는 터치 관련 항목을 찾으면, 아이폰 뒷면을 두 번 또는 세 번 두드렸을 때 실행할 동작을 지정하는 기능이 있습니다. 여기에 단축어를 걸어 두면 화면을 보지 않고도 실행할 수 있습니다. 주머니에 넣은 채로 녹음을 시작하거나 위치를 보내는 용도로 훌륭합니다.

자동화를 여는 방아쇠들

개인용 자동화에서 고를 수 있는 조건은 생각보다 다양합니다. 특정 시각, 알람이 울리거나 꺼질 때, 특정 앱을 열거나 닫을 때, 집중 모드가 켜지거나 꺼질 때, 특정 Wi-Fi에 연결될 때, 특정 블루투스 기기에 연결될 때, NFC 태그를 갖다 댔을 때, 충전기를 연결하거나 분리할 때, 배터리가 일정 수준에 도달했을 때, 그리고 특정 장소에 도착하거나 출발할 때입니다.

이 목록을 처음 보면 뭐부터 써야 할지 막막합니다. 판단 기준은 간단합니다. “내가 이 조건을 만날 때마다 늘 같은 짓을 하고 있는가” 하나입니다. 차에 타면 늘 같은 앱을 켠다면 블루투스 트리거가 답이고, 잠들기 전에 늘 같은 설정을 만진다면 충전기 연결이 답입니다.

액션을 잇는 문법은 네 글자면 됩니다

단축어의 구조는 결국 입력 → 변수 → 조건 → 출력입니다.

입력은 이 단축어가 재료로 받는 것입니다. 공유 시트에서 넘어온 사진일 수도 있고, 앞선 액션의 결과일 수도 있습니다. 액션을 하나 놓으면 그 결과가 자동으로 다음 액션의 재료로 넘어가는데, 이 자동으로 이어지는 값을 변수처럼 골라 쓸 수 있습니다. 액션 사이에서 파란색으로 표시되는 값들이 그것입니다.

조건은 ‘만약’ 액션입니다. 받은 것이 이미지면 이렇게, 아니면 저렇게 갈라 놓는 장치입니다. 조건 하나만 넣을 줄 알아도 단축어의 활용 폭이 두 배가 됩니다.

출력은 마지막에 무엇을 남길지입니다. 파일로 저장할지, 메시지로 보낼지, 화면에 보여 줄지입니다.

공유 시트와 연동하려면 단축어 안에 ‘단축어 입력 받기’ 성격의 액션을 두고, 세부 설정에서 공유 시트에 표시되도록 켜 주면 됩니다. 이때 받을 수 있는 자료형(이미지·파일·URL·텍스트 등)을 제한할 수 있는데, 필요 없는 형식은 꺼 두는 편이 좋습니다. 그래야 엉뚱한 화면에서 목록을 어지럽히지 않습니다.

만든 단축어는 iCloud를 통해 같은 계정을 쓰는 아이폰·아이패드·맥에 함께 나타납니다. 맥에서 다듬고 아이폰에서 실행하는 식으로 나눠 쓸 수 있다는 뜻입니다. 다만 기기마다 지원하는 액션이 조금씩 다르므로, 한쪽에서만 되는 액션이 섞여 있으면 다른 기기에서는 그 부분이 건너뛰어지거나 오류가 납니다.

처음 만들 세 개

하나, 집을 나서면 자동으로 준비되게 하기. 자동화에서 위치 트리거를 고르고 집 주소를 지정한 뒤 ‘출발할 때’로 설정합니다. 실행할 내용은 집중 모드를 바꾸는 액션 하나와 음악 재생 액션 하나면 충분합니다. 재생 액션에서는 아무 곡이 아니라 특정 재생목록을 지정해 두시기 바랍니다. 지정하지 않으면 매번 다른 게 나와서 결국 손이 갑니다.

둘, 사진과 문서를 PDF로 만들어 정해진 폴더에 넣기. 단축어를 새로 만들고 입력을 받도록 설정한 뒤, PDF를 만드는 액션과 파일에 저장하는 액션을 차례로 놓습니다. 저장 액션에서 저장 위치를 미리 지정하고 ‘저장할 때마다 묻기’ 성격의 옵션을 꺼 두면, 공유 버튼 한 번으로 지정된 폴더에 바로 떨어집니다. 영수증·계약서를 모으는 사람에게는 이 하나만으로도 본전을 뽑습니다.

셋, “곧 도착합니다” 한 방에 보내기. 메시지를 보내는 액션 하나에 받는 사람과 문구를 미리 채워 넣습니다. 여기에 현재 위치를 붙이는 액션을 더하면 훨씬 유용해집니다. 이 단축어는 홈 화면보다 뒷면 두드리기나 동작 버튼에 걸어 두는 편이 낫습니다. 보통 손이 바쁠 때 쓰게 되는 물건이기 때문입니다.

여기서 대부분 한 번은 막힙니다

첫째, 자동화가 알아서 안 돌고 알림만 띄우는 경우입니다. 자동화를 저장할 때 실행 전에 확인을 받을지 정하는 옵션이 있는데, 이게 켜져 있으면 매번 물어봅니다. 트리거 종류에 따라 무인 실행을 지원하지 않는 것도 있으므로, 안 된다면 다른 트리거로 바꿔 보는 편이 빠릅니다.

둘째, 권한입니다. 위치·사진·연락처·캘린더를 건드리는 액션은 처음 실행할 때 권한을 요구합니다. 여기서 무심코 거부해 두면 그 뒤로는 조용히 실패합니다. 잘 만든 단축어가 갑자기 안 되면 설정 앱의 개인정보 보호 항목부터 확인하시기 바랍니다.

셋째, 저전력 모드입니다. 배터리를 아끼는 상태에서는 백그라운드 동작이 제한되므로 자동화가 늦게 돌거나 건너뛸 수 있습니다. 중요한 자동화라면 저전력 모드에서 검증해 보고 판단하는 게 좋습니다.

넷째, 액션을 못 찾는 문제입니다. 액션 목록을 위아래로 훑지 말고 검색창에 결과를 검색하시기 바랍니다. ‘PDF’, ‘저장’, ‘보내기’처럼 하고 싶은 일의 명사를 넣으면 대부분 한 번에 나옵니다.

부품처럼 쓰기 — 조금 더 나아가면

여기까지 익숙해졌다면 세 가지를 더 배워 두면 좋습니다.

사전 액션은 항목에 이름을 붙여 값을 담아 두는 상자입니다. 사람 이름과 문구를 짝지어 넣어 두면, 하나의 단축어로 상대에 따라 다른 메시지를 보낼 수 있습니다. 반복 액션은 여러 개를 받았을 때 하나씩 처리하게 해 줍니다. 사진 열 장을 한 번에 넘겨 전부 같은 처리를 하는 식입니다. 가져오기 성격의 액션들은 사전이나 결과 안에서 특정 값만 뽑아내는 데 씁니다. 이 셋을 붙이면 단축어가 갑자기 프로그램처럼 굴기 시작합니다.

그리고 단축어 안에서 다른 단축어를 실행하는 액션이 있습니다. 이게 핵심입니다. 자주 쓰는 처리를 작은 단축어로 떼어 두고 여러 곳에서 불러 쓰면, 고칠 곳이 한 군데로 줄어듭니다. 프로그래밍의 함수와 정확히 같은 개념입니다.

맥에서는 여기서 한 발 더 나갑니다. 만든 단축어를 특정 폴더에 파일이 들어올 때 자동으로 돌게 붙이거나, 셸 명령을 실행하는 액션을 섞어 기존 스크립트와 이어 붙일 수 있습니다. 아이폰에서 찍은 것을 맥에서 자동으로 정리하는 흐름은 대개 이렇게 만들어집니다.

실무 적용 — 그래서 뭘 하면 되나

• 먼저 사흘간 반복을 기록한다 — 새 단축어를 만들기 전에, 하루에 두 번 이상 반복한 동작을 메모해 두시기 바랍니다. 목록 없이 시작하면 만들기는 만드는데 안 쓰는 물건이 됩니다.
• 실행 경로를 먼저 정하고 만든다 — 홈 화면·위젯·공유 시트·Siri·잠금화면·뒷면 두드리기 중 어디서 꺼낼지를 정한 다음 액션을 짭니다. 꺼내기 어려우면 아무리 잘 만들어도 쓰지 않습니다.
• 자동화는 단축어를 호출만 하게 한다 — 로직은 단축어에 두고 자동화에는 실행 액션 하나만 둡니다. 나중에 트리거를 바꾸거나 늘릴 때 고칠 곳이 한 군데로 줄어듭니다.
• 이름은 Siri로 부를 것을 전제로 짓는다 — 짧고 발음하기 쉬운 두세 어절이 좋습니다. 이름이 길면 결국 손으로 찾게 됩니다.
• 액션은 검색으로 찾는다 — 목록을 훑지 말고 하고 싶은 일의 명사를 검색창에 넣으시기 바랍니다. 처음 만들 때 걸리는 시간이 절반으로 줄어듭니다.
• 잘 돌던 게 멈추면 권한부터 본다 — 위치·사진·연락처 권한이 거부된 상태이거나 저전력 모드일 때 조용히 실패합니다. 액션을 뜯어보기 전에 설정을 먼저 확인하십시오.

자동화를 배우는 일의 진짜 이득은 시간을 몇 초 아끼는 데 있지 않습니다. “이건 기계가 할 일”과 “이건 내가 판단할 일”을 구분하는 습관이 생기는 데 있습니다. 세 개를 만들어 두 주만 써 보시기 바랍니다. 그때부터는 반복되는 동작이 눈에 먼저 들어오기 시작하고, 그게 자동화를 잘 쓰는 사람과 못 쓰는 사람을 가릅니다.

이 글은 애플 공식 지원문서를 바탕으로 정리했습니다. 단축어 앱의 메뉴 경로와 액션·설정 항목의 이름은 iOS·iPadOS·macOS 버전에 따라 다르게 표시될 수 있으므로, 화면에 보이는 명칭이 본문과 다르면 같은 목적의 항목을 찾아 적용하시기 바랍니다. 위치·연락처·파일에 접근하는 자동화를 만들 때는 어떤 권한을 넘기는지 확인한 뒤 저장하십시오.