유료 PDF 편집기, 사실 안 사도 된다 — 맥 ‘미리보기’로 끝내는 PDF 작업 8가지

PDF 두 개를 합치려고 검색하다가 결국 유료 편집기를 결제한 경험, 한 번쯤 있을 것이다. 그런데 맥에는 이미 그 일을 하는 앱이 깔려 있다. 이름이 너무 평범해서 그냥 ‘보는 앱’인 줄 아는 그것, 미리보기(Preview)다. 합치기, 순서 바꾸기, 서명, 암호 걸기까지 여기서 끝난다. 반대로 안 되는 일도 분명히 있는데, 그 선까지 그어 두면 다시는 헤매지 않는다.

핵심 요약

• PDF 합치기·페이지 순서 변경·특정 페이지 추출은 썸네일 사이드바 드래그만으로 된다.
• 서명은 트랙패드나 카메라로 한 번 만들어 저장해 두면 이후 계약서에 클릭 몇 번으로 삽입된다.
• 용량 줄이기는 되지만 화질 저하가 따라온다. 원본은 반드시 따로 남겨 둔다.
• 스캔한 PDF에서 글자가 안 잡히는 이유는 텍스트 레이어가 없어서다. 미리보기가 고장난 게 아니다.
• 어떤 앱이든 인쇄 대화상자의 ‘PDF로 저장’이 사실상 만능 변환기 역할을 한다.

1. 합치기, 순서 바꾸기, 한 페이지만 빼내기 — 전부 사이드바에서

미리보기로 PDF를 열고 보기 메뉴에서 축소판(썸네일) 보기를 고르면 왼쪽에 페이지 사이드바가 나타난다. 이 사이드바가 사실상 PDF 편집기의 전부다.

1. 합치기: A.pdf를 열어 사이드바를 켠 뒤, 파인더에서 B.pdf를 끌어다 사이드바의 원하는 위치에 놓는다. B의 모든 페이지가 그 자리에 삽입된다.
2. 순서 바꾸기: 사이드바에서 페이지를 위아래로 끌면 그대로 순서가 바뀐다. 여러 장은 커맨드 키를 누른 채 골라 한꺼번에 옮긴다.
3. 특정 페이지만 빼내기: 원하는 페이지를 사이드바에서 골라 데스크탑으로 끌어 놓으면 그 페이지만 담긴 새 PDF 파일이 만들어진다.
4. 삭제: 페이지를 고르고 지우기 키를 누른다.

주의할 점은 이 편집이 원본 파일에 바로 반영된다는 것이다. 미리보기는 저장 버튼을 따로 누르지 않아도 변경 사항을 파일에 적용하는 경우가 많다. 원본을 남겨야 한다면 파일 메뉴의 복제로 사본을 만든 뒤 작업하는 습관이 안전하다. 실수했다면 실행 취소, 또는 파일 메뉴의 되돌리기로 이전 버전을 불러올 수 있다.

2. 이미지 여러 장을 PDF 한 개로, 그리고 ‘PDF로 저장’이라는 만능 변환기

사진이나 스캔 이미지 여러 장을 한 개의 PDF로 묶어 제출해야 할 때가 있다. 파인더에서 이미지들을 모두 선택해 미리보기로 열면 한 창에 함께 뜬다. 사이드바에서 순서를 정리한 다음 전체를 선택하고 인쇄 대화상자를 열어 PDF로 저장하면 한 개 파일로 묶인다. 순서가 뒤죽박죽이라면 파일 이름 앞에 01, 02 번호를 붙여 두면 정렬이 깔끔해진다.

여기서 쓴 인쇄 대화상자의 PDF 저장은 미리보기 전용이 아니다. 워드, 한글, 엑셀, 사파리, 메모 등 인쇄가 되는 앱이면 어디서든 쓸 수 있다. 즉 맥에서는 “PDF로 변환”을 검색할 게 아니라 그냥 인쇄 창을 열면 된다. 웹페이지를 근거로 남길 때도, 상대방이 열 수 있는 형식으로 문서를 보낼 때도 모두 같은 경로다. 회사 문서를 변환 사이트에 업로드할 이유가 사라진다는 점에서도 낫다.

3. 서명을 한 번 만들어 두면 계약서 처리가 짧아진다

미리보기에는 서명을 저장해 두는 기능이 있다. 마크업 도구 막대의 서명 버튼에서 새 서명을 만들 수 있고, 보통 트랙패드에 손가락으로 그리는 방식, 흰 종이에 펜으로 쓴 서명을 맥 카메라에 비추어 인식시키는 방식, 아이폰이나 아이패드 화면에 그려 넘겨받는 방식을 제공한다. 결과물만 놓고 보면 종이에 굵은 펜으로 쓴 뒤 카메라로 잡는 쪽이 대체로 낫다.

한 번 만든 서명은 목록에 남아, 이후 어떤 PDF에서든 클릭 한 번으로 삽입된다. 넣은 뒤 위치를 끌어 옮기고 모서리로 크기를 조절한다. 다만 이 서명은 이미지로 들어가는 것이지 법적 효력을 보증하는 전자서명 인증서와는 다르다. 기관이 공인 전자서명을 요구하면 그쪽 절차를 따라야 한다.

4. 주석, 하이라이트, 텍스트 상자, 도형

도구 메뉴의 주석 항목이나 마크업 도구 막대를 켜면 편집 도구가 한 줄로 나타난다. 자주 쓰는 것은 다음과 같다.

• 하이라이트: 텍스트 레이어가 있는 PDF에서 문장을 끌어 선택하면 형광펜이 칠해진다. 색상도 바꿀 수 있다.
• 텍스트 상자: 빈칸에 이름·날짜·금액을 채울 때 쓴다. 글꼴과 크기를 원본에 맞추면 인쇄물에서 티가 덜 난다.
• 도형과 화살표: 검토 의견을 남길 때 영역을 사각형으로 두르고 화살표로 가리키면 말로 설명할 일이 줄어든다.
• 메모: 페이지 위에 쪽지 형태로 코멘트를 남긴다. 문서를 어지럽히지 않아 협업에 좋다.

한 가지 오해를 짚고 가자. 미리보기는 PDF 본문의 기존 문장을 고쳐 쓰는 도구가 아니다. 오타를 발견해도 그 글자를 직접 수정할 수는 없고, 도형으로 덮고 그 위에 텍스트 상자를 얹는 우회만 가능하다. 게다가 덮는 방식은 원문이 데이터로 남아 있을 수 있어 민감 정보를 가리는 용도로는 부적절하다. 내용을 진짜로 고쳐야 한다면 원본 문서를 수정해 다시 PDF로 내보내는 편이 정확하다.

5. 용량 줄이기와 암호 걸기 — 되지만 대가가 있다

메일 첨부 한도에 걸린 PDF는 파일 메뉴의 내보내기에서 Quartz 필터의 파일 크기 줄이기를 고르면 작아진다. 문제는 이 필터가 내부 이미지를 꽤 강하게 압축한다는 점이다. 글자만 있는 문서는 괜찮지만, 사진이나 도면이 들어간 문서는 눈에 띄게 뿌옇게 변할 수 있다. 그래서 원본은 그대로 두고 사본을 압축한 뒤, 결과물을 확대해 확인하고 보내는 것이 안전하다.

암호는 내보내기 대화상자의 암호화 옵션에서 건다. 여는 암호를 걸면 열 때마다 암호를 묻고, 인쇄·복사를 제한하는 권한 옵션이 함께 제공되기도 한다. 두 가지만 기억하자. 암호를 잊으면 되돌릴 방법이 사실상 없으니 따로 보관할 것, 그리고 PDF 암호는 우연한 열람을 막는 수준이지 어떤 상황에서도 뚫리지 않는다는 뜻은 아니라는 것이다.

6. 스캔 PDF에서 글자가 잡힐 때와 안 잡힐 때

어떤 PDF는 문장을 드래그해 복사할 수 있고, 어떤 PDF는 아무리 끌어도 잡히지 않는다. 차이는 텍스트 레이어다. 워드나 웹페이지에서 만들어진 PDF는 글자가 데이터로 들어 있어 선택과 검색이 된다. 반면 복합기로 스캔한 PDF는 사실상 이미지 사진첩이라, 사람 눈에는 글씨로 보여도 컴퓨터에게는 그림일 뿐이다. 문서 내 검색도 당연히 안 걸린다.

해결하려면 이미지 속 글자를 인식해 텍스트 레이어를 입히는 과정, 즉 OCR이 필요하다. 최근 맥에는 화면 위 이미지의 글자를 인식해 선택하게 해 주는 기능이 들어 있어, 스캔본에서 필요한 부분만 잡아 복사할 수 있는 경우가 있다. 다만 이는 화면에서 읽어 오는 방식에 가까워, PDF 파일 자체에 검색 가능한 텍스트를 심어 주는 것과는 다르다. 문서 전체를 검색되는 PDF로 바꿔야 한다면 OCR을 지원하는 별도 도구나 스캐너 소프트웨어 기능을 쓰는 편이 확실하다.

정리하면 미리보기는 문서를 다루는 일에 강하고 다시 쓰는 일에는 약하다. 합치고 나누고 서명하고 표시해 내보내는 게 업무의 대부분이라면, 결제 전에 이 앱부터 끝까지 써 보길 권한다.

참고: 미리보기의 메뉴 이름과 위치는 macOS 버전에 따라 다를 수 있다. 축소판·마크업·Quartz 필터·내보내기 표기가 화면과 다르면 애플 공식 지원 문서의 미리보기 사용 설명서에서 현재 버전 기준 경로를 확인하는 편이 정확하다.

썸네일 사진: rawpixel.com, Unsplash (CC0) / Wikimedia Commons.

작성 · Inkpipes 편집팀 — 맥·아이폰·자동화 도구를 실제로 써 보고 단계별로 정리합니다. 설정 화면·명칭은 OS 버전에 따라 다를 수 있습니다.